Una cafetería pequeña vende decenas de veces al día, casi siempre en tres o cuatro horas concentradas, y compra insumos que se consumen sin que nadie los cuente. Digitalizarla no significa automatizar la cocina: significa que al cerrar sepas qué vendiste, qué te queda de lo que compras y cuánto te costó.
Lo primero: dejar de anotar las ventas en papel
En la hora pico nadie tiene tiempo de escribir. Los papelitos se acumulan, alguno se pierde y al hacer el corte la caja no cuadra con lo que crees haber vendido. Registrar la venta en el momento, desde el celular o desde una computadora con navegador, es el cambio que más se nota el primer día.
El punto de venta de Ontaz Stock está pensado para eso: buscas el producto, registras la venta, aplicas un descuento si hace falta y entregas el ticket. El ticket puede imprimirse en una impresora térmica de 58 mm o de 80 mm, o enviarse por WhatsApp al cliente sin rollo de papel.
Registrar los insumos como productos
Aquí conviene ser claro sobre cómo funciona Ontaz Stock, porque es lo que más se malentiende. Ontaz Stock no maneja recetas ni descuenta insumos automáticamente al vender un producto preparado. Si vendes un café con leche, el sistema no resta la leche y el café molido por su cuenta.
Lo que sí puedes hacer es registrar tus insumos como productos, con su existencia, su costo y su stock mínimo. Eso te da tres cosas concretas:
- • Sabes cuánto te queda de café, leche, vasos o servilletas sin ir a contar la bodega.
- • Tienes el costo de cada insumo registrado y su historial cuando el proveedor te sube el precio.
- • Recibes el aviso cuando algo cae por debajo del mínimo que tú definiste, antes de quedarte a media mañana sin leche.
El consumo de insumos lo capturas tú, con la periodicidad que te sirva, en lugar de que se descuente venta por venta. Para una cafetería pequeña eso suele ser suficiente: lo que rara vez funciona es no llevar ningún registro.
Saber qué se vende de verdad
El reporte de productos más vendidos y el de ventas por periodo salen de lo que ya registraste al cobrar, sin captura adicional. Sirven para decidir qué mantener en la carta, qué promover y qué dejar de preparar porque casi nadie lo pide.
Si además cargas el costo de cada producto, el plan Emprendedor incluye los reportes de margen, ganancia y ticket promedio, y el desglose por método de pago.
El Encargado de inventario
Ontaz Stock incluye un Encargado de inventario que revisa tus productos por su cuenta y te señala los que necesitan atención: existencias por debajo del mínimo, productos con exceso de inventario donde hay dinero detenido, productos sin movimiento y productos sin costo cargado. La revisión ocurre sola, sin que le pidas nada. Actualmente está en versión beta.
Qué no vas a poder hacer
- • Recetas que descuenten insumos automáticamente al vender un platillo o una bebida.
- • Combos que agrupen varios productos en uno. Puedes crear un producto con el precio del paquete y venderlo así.
- • Facturación CFDI: Ontaz Stock no emite CFDI ni realiza timbrado.
- • Control de caducidades por lote.
- • Operar sin internet: Ontaz Stock funciona en la nube.
Por dónde empezar
No hace falta capturar la carta completa el primer día. Empieza por lo que más vendes y por los cinco o seis insumos cuyo faltante te para la operación. Registra las ventas desde el primer turno, define el stock mínimo de esos insumos y revisa el reporte de productos más vendidos al cerrar la primera semana.
Los planes de Ontaz Stock comienzan desde $99 MXN al mes, con 14 días de prueba sin tarjeta de crédito. Es tiempo suficiente para pasar una temporada normal de tu cafetería por el sistema y decidir con datos, no con folletos.
